Re: Dokumentenarchiv

On Sun, 11 Mar 2018 01:19:12 +0100, Marc Santhoff wrote:
> On Sat, 2018-03-10 at 18:53 +0100, Polytropon wrote:
> > On Sat, 10 Mar 2018 17:34:12 +0100, Marc Santhoff wrote:
> > > On Sun, 2018-03-04 at 15:14 +0100, Marc Santhoff wrote:
> > > > Tag liebe Leute,
> > > >
> > > > ich frage mich schon länger, ob es Dokumentenmanagement- und
> > > > revisionssichere
> > > > Archivlösungen auf FreeBSD gibt. Linus auch OK, wenn es denn ohne allzu
> > > > großen
> > > > Aufwand auf FreeBSD zum laufen zu bringen ist.
> > > >
> > > > Kennt da jemand was?
> > >
> > > Ich werte die Fülle der Antworten als klares "nö, gips nich".
> >
> > Was genau meinst Du denn mit dem o. g. Begriff? Heute ist es
> > ja leider oft so, daß, abhängig vom Fragenden und den Gefragten,
> > unterschiedliche Interpretationen für ein und denselben Begriff
> > möglich sind.
>
> Ich hab mir vorher schon die Mühe gemacht, deren Bedeutung abzugrenzen. Also
> ist Dokumentenmanagement eben eine "technische Ablage", also eine Art
> virtueller Aktenschrank, der Dokumente speichert, indiziert und durchsuchbar
> präsentiert sowie wieder herausrückt. Primär benutzt fürdie laufende Arbeit,
> also den täglichen Umgang.

Gut, das hatte ich auch schon so vermutet. Bei der Indizierung
von Dokumenten ist nur noch die Frage: Machen das die Mitarbeiter
selbst (d. h. als "Datentypisten"), oder macht das System das,
z. B. über Texterkennung und (soweit wie möglich) parallelem
Volltextspeicher.

> Im Idealfall das Gegenteil von unkoordiniert und chaotisch vollgemüllten
> Dateisystemen. Theoretisch. <g>

Ich kenne Dateisysteme, die sind aufgeräumter und im täglichen
Einsatz "find-sicherer" als manche kommerzielle "Unternehmens-
lösung" zur Dokumentenverwaltung... ;-)

> Archivierung dreht sich um die unveränderliche Langzeitablage von Dateien mit
> Dokumenten im Sinne von Urkunden, also mit den Finanzbehörden gegenüber
> anerkannt überprüfbar unveränderbarer Speicherung. Ein verändertes Dokument
> bekommt eine neue Identität (Daten, Signatur).

Aha. Sind da bestimmte "Zertifizierungen" vorgeschrieben? Ich
kenne das nur am Rande aus dem kommerziellen Bereich, wo sich
der Hersteller von einer externen Firma gegen Bezahlung einen
bunten Zettel ausstellen läßt, wo dann draufsteht "Alles sicher!",
und der Endkunde darf das dann abstottern. Und nach ein paar
Jahren haben die dann Datenreichtum... ;-)

Aber den Grundgedanken verstehe ich und möchte fast behaupten,
daß ich sowas im Open-Source-Umfeld auch schonmal gesehen hatte.
Leider fällt mir der Produktname nicht mehr ein.

> > Natürlich ist da die
> > Frage zulässig, ob sich "Management" und "Archiv" ausschließt
> > oder ob das durchaus eine kombinierbare Geschichte ist - das
> > eine betont Veränderlichkeit, das andere genau das Gegenteil.
>
> Je nach Dokumententyp. Fremde Dokumente bekommen Urkundencharakter, eigene
> erst, wenn sie dem Empfänger zugestellt sind. (Produkt)Dokumentationen werden
> versioniert, bekommen also einen Release-Stand. Uvm.

Das klingt alles sehr praktisch und sinnvoll. Ich nehme mal an,
daß es zumindest eine OSS-Lösung gibt, die das auch so umsetzt.
Ist ja im Grunde auch keine Hexerei, die notwendigen Bausteine
dazu existieren ja schon seit vielen Jahren.

> > Und was ist heutzutage schon revisionssicher...
>
> Im diesem Fall alles, was die Finanzämter & ggf. Gerichte akzeptieren. wobei
> bei letzteren wohl noch oder grundsätzlich viel Interpretationsspielraum
> herrscht, da müßte ich nachbohren.

Da ist immer die Frage, _was_ die akzeptieren. Ausdruck, Kopie,
beglaubigte Kopie (setzt Vorhandensein eines Originals voraus),
spezielle Belege, die man auch digital erfassen kann, Belege,
die dem Grunde nach eh nur digital vorliegen... ich weiß nicht,
ob sich das schon bis in die verstaubten deutschen Amtsstuben
rumgesprochen hat, daß es sowas gibt... ;-)

> > da fällt mir
> > nur ein: "Mit Docker virtualisieren und ab damit in die Cloud,
> > mit Blockchain-Technologie, natürlich Java-basiert!" ;-)
>
> Ich verstehe, was Du sagen willst. In der Verkürzung sind das aber Vorurteile.
> ;)

Ich wünschte, es wäre so. Es ist nämlich nicht so. Nur daß es,
und das bin ich bereit zuzugeben, nicht in dieser geballten Form
auftritt. Aber so wäre es eine tolle Idee für ein Start-Up, es
benötigt nur noch einen bescheuerten Namen, den niemand schreiben
oder aussprechen kann, der aber englisch klingen muß. :-)

> Tatsächlich möchte ich nicht für revisions-, mißbrauchs-, diebstahl- und
> manipulationssichere Speicherung + Übertragung & Mobilzugriff von Daten in
> einer Cloud verantwortlich sein. Wenn ich Streß brauche werde ich
> Kindergärtner. Oder so. :D

Begrifflichkeit: Verantwortung wird von denen in Anspruch genommen,
die die "Macht" auf ihrer Seite haben, während die Folgen ihres
Handelns durch Dritte getragen werden müssen. Cloud-"Lösungs"-
Anbieter, die Mist bauen, haben meist keinen Schaden (Firmenneu-
gründung unter anderem Namen), den Schaden haben die Kunden, deren
Daten entweder weg sind oder komplett öffentlich werden.

Und immer beachten: Wo es ein (wenn auch initial nur als theoretisch
betrachtetes) Mißbrauchspotential gibt, dann wird es auch Mißbrauch
geben, ganz egal, ob wir das jetzt im Detail mitbekommen oder nicht.
Meist kommt es dann aber doch raus, oft nach vielen Jahren... aber
die Verantwortlichen (s. o.) haben sich dann schon in lukrativere
Gefilde abgesetzt.

Der verantwortungsbewußte Mensch wird da lieber Kindergärtner. :-)

-- 
Polytropon
Magdeburg, Germany
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